Verifikasi nama dan alamat properti
Minta nama resmi, alamat, pin, gerbang, pengelola kontak, serta bukti booking. Cocokkan tujuan dengan wilayah Pakem dan bagikan alamat yang sama kepada kurir, fasilitator, vendor konsumsi, serta transport agar seluruh tim menuju pin yang tepat. Tambahkan petunjuk pintu masuk, kondisi akses kendaraan, jam gerbang, dan titik putar bila informasi itu diberikan pengelola. PIC menguji pin dari arah kedatangan vendor dan menyimpan kontak penerima. Jika properti memiliki beberapa pintu, pilih satu nama serta call sign yang dipakai sejak order hingga penjemputan.
Peta pos mengikuti program aktivitas
Tandai ruang utama, lapangan, setiap pos, area terlarang, logistik, parkir, dan jalur evakuasi. Tetapkan PIC serta call sign untuk setiap kelompok. Bila rute berubah karena cuaca atau kondisi lokasi, koordinator memperbarui peta dan memberi tahu seluruh operator sebelum peserta bergerak. Hubungkan rotasi kelompok dengan waktu check-in agar dua rombongan tidak memakai call sign pos yang sama pada saat berbeda. Fasilitator melapor ketika kelompok tiba, selesai, dan bergerak ke pos berikutnya. Logistik hanya menerima ringkasan kebutuhan, sementara perubahan rute tetap datang dari komando untuk mencegah arahan silang.
Uji kontur dan batas properti
Lakukan panggilan uji sepanjang lintasan yang disetujui, termasuk titik terendah, area tertutup vegetasi, bangunan, dan parkir. Jangan memperluas kegiatan melewati batas uji. Gunakan penerus pesan, telepon, atau perubahan rute jika komunikasi tidak konsisten pada titik tertentu. Catat nama pos, posisi operator, dan hasil panggilan pada peta aktivitas. Ulangi dari titik tempat fasilitator benar-benar berdiri ketika memberi instruksi kepada kelompok. Bila panitia menambah tenda, memindahkan parkir, atau mengganti jalur, hanya bagian yang berubah diuji kembali dan hasilnya dibagikan kepada koordinator terkait. Hasil per pos disimpan bersama rundown rotasi agar fasilitator baru memahami batas komunikasi sejak awal.
Kelola cuaca dan inventaris
Sediakan tempat kering, daftar unit per kelompok, pemeriksaan baterai, serta satu PIC cadangan. Setiap fasilitator menyerahkan perangkat saat kelompok selesai. Unit, baterai, pengisi daya, dan aksesori dihitung sebelum kendaraan penjemput meninggalkan properti, termasuk perangkat yang dibawa tim transport. Cocokkan seluruh hasilnya dengan daftar pembagian awal. PIC menutup rekap bersama kurir. Gunakan tiga status sederhana: aktif, kembali, dan perlu diperiksa. Saat rute dipersingkat karena cuaca, koordinator memastikan setiap kelompok kembali ke titik yang tercatat sebelum perangkat dikumpulkan. Unit transport ditahan sampai perpindahan peserta berakhir, kemudian diserahkan sebagai paket terakhir bersama catatan baterai serta nomor label.