Koordinasikan operator dan pemandu
Cocokkan operator yang dikonfirmasi, paket kegiatan, batas peserta, perlengkapan, kondisi air, dan status buka sebelum berangkat. Pemandu memegang keputusan pada lintasan. Jadikan prosedur kegiatan sebagai dasar komunikasi, lalu simpan kontak basecamp, penanggung jawab rombongan, serta jalur eskalasi medis pada brief semua koordinator. Tunjuk satu liaison untuk menerima perubahan jadwal, pembagian kelompok, dan titik tunggu dari operator. Gunakan kode rombongan yang sama pada daftar peserta serta laporan radio. Sebelum keberangkatan, liaison menyampaikan zona HT, sarana komunikasi lintasan, waktu check-in, dan tindakan bila satu kelompok belum kembali sesuai jadwal.
Pisahkan koordinasi darat dan dalam gua
HT direncanakan untuk registrasi, basecamp, transport, logistik, medis, serta titik luar yang disetujui. Komunikasi di dalam gua menggunakan metode operator. Tetapkan waktu masuk, perkiraan kembali dari operator, daftar peserta, dan prosedur ketika satu kelompok belum melakukan check-in sesuai jadwal. Pasang papan status di basecamp yang mencatat kode rombongan, pemandu, waktu berangkat, target kembali, dan konfirmasi kedatangan. Radio darat tidak dijadikan pengganti check-in tersebut. Koordinator hanya mengumumkan status yang telah dikonfirmasi oleh liaison, lalu mengikuti jalur eskalasi operator jika waktunya terlewati. Waktu pada papan dicocokkan dengan catatan liaison sebelum status rombongan diteruskan kepada transport dan medis.
Periksa rating perangkat untuk zona basah
Identifikasi siapa yang berada dekat air dan periksa spesifikasi model yang benar-benar dikirim. Gunakan hanya perangkat serta pelindung yang sesuai instruksi produsen dan operator. Waterproof-rated bukan berarti aman untuk semua kedalaman atau durasi. Sediakan titik kering untuk menyimpan unit darat dan cadangan. Cocokkan nomor label perangkat dengan zona pemakaian sebelum dibagikan, sehingga unit darat tidak berpindah ke lintasan tanpa keputusan operator. Liaison mencatat siapa yang menerima pelindung dan kapan perangkat kembali ke titik kering. Unit yang terkena air dipisahkan untuk pemeriksaan serta tidak langsung diberikan kepada rombongan berikutnya.
Rekap rombongan di basecamp
Labeli unit untuk koordinator rombongan, registrasi, transport, medis, dan logistik. Catat waktu kelompok berangkat serta kembali. Setelah peserta lengkap, setiap PIC mengembalikan perangkat di titik kering sebelum unit, baterai, pengisi daya, dan aksesori diperiksa serta dihitung untuk penjemputan. Urutkan paket berdasarkan gelombang keberangkatan agar unit untuk rombongan berikutnya tidak tercampur dengan perangkat yang baru kembali. Registrasi memperbarui papan status sebelum inventaris ditutup. Transport dan liaison operator mempertahankan unit sampai peserta terakhir meninggalkan titik tunggu, lalu menyerahkan paket bersama catatan label serta kondisi perangkat.