Konfirmasi operator dan status kegiatan
Dapatkan nama operator kegiatan, PIC yang ditunjuk, persyaratan peserta, peralatan, jadwal, kondisi cuaca, dan status buka. Jadikan brief operator untuk tanggal tersebut sebagai dasar keputusan. Seluruh kru menerima jalur eskalasi yang sama serta memahami pembagian tanggung jawab pada area vertikal dan gua. Catat waktu briefing, kelompok, pemandu, titik persiapan, serta batas penggunaan HT pada lembar kendali. Jika jadwal mundur atau status kegiatan berubah, liaison memperbarui transport, medis, logistik, dan registrasi dengan satu pesan yang sama. Setiap koordinator mengulang tindakan yang menjadi tanggung jawab zonanya sebelum pergerakan dimulai.
Batasi HT pada zona permukaan
Petakan registrasi, basecamp, titik persiapan, parkir, medis, dan logistik sebagai zona radio. Radio di dalam gua tidak diasumsikan tersambung. Metode komunikasi untuk akses vertikal, bagian bawah tanah, dan kepulangan mengikuti prosedur operator kegiatan, termasuk tindakan ketika kontak atau jadwal check-in terlewat. Beri tanda batas serah perangkat sebelum area yang dikendalikan operator dan simpan cadangan di basecamp. Lakukan uji hanya pada rute permukaan yang diizinkan. Koordinator mencatat titik terakhir setiap kelompok, lalu memakai papan status serta check-in operator sebagai sumber informasi kepulangan, bukan panggilan radio ke bawah tanah.
Gunakan daftar peserta dan check-in
Catat nama kelompok, pemandu, waktu mulai, target kembali dari operator, serta kontak darurat. Koordinator permukaan memperbarui status pada interval yang disepakati. Bila kelompok terlambat, ikuti prosedur operator dan jangan mengirim kru tambahan tanpa perintah keselamatan yang sah. Gunakan kode kelompok pada papan status dan radio permukaan agar laporan tidak tertukar. Setiap perubahan waktu dicatat bersama nama pemberi informasi. Registrasi mengonfirmasi peserta kembali sebelum transport dipanggil, sedangkan medis serta logistik tetap pada status siaga sampai operator menyatakan rangkaian kegiatan kelompok tersebut selesai. Satu pencatat khusus menjaga urutan pembaruan agar informasi kelompok tidak tertukar ketika jadwal bergeser bersamaan.
Amankan inventaris di basecamp
Labeli unit untuk registrasi, operator liaison, medis, transport, dan logistik. Simpan cadangan di tempat kering serta terkontrol. Setelah seluruh peserta kembali, setiap PIC menyerahkan perangkat sebelum unit, baterai, pengisi daya, dan aksesori dicocokkan di titik serah yang dapat dijangkau kendaraan. Tutup daftar bersama koordinator basecamp. Unit tetap berada di zona permukaan dan berpindah tangan hanya melalui PIC yang tercatat. Pisahkan paket aktif, kembali, dan perlu diperiksa. Liaison serta medis menyerahkan perangkat setelah status kelompok terakhir ditutup, kemudian transport menyelesaikan paket terakhir ketika kendaraan peserta berangkat. Nomor label dicocokkan dengan peran sebelum penjemputan.