Gunakan lokasi Banguntapan, Bantul
Cantumkan Banguntapan, Bantul pada alamat dan brief pengiriman. Minta pintu masuk, pin, hall, jam akses, serta PIC dari penyelenggara karena satu kompleks dapat memiliki beberapa akses. Bagikan informasi yang sama kepada seluruh pengemudi dan vendor. Simpan nomor kontak pengganti untuk perubahan titik serah pada hari acara. Tambahkan nomor gate, area loading, jumlah boks, dan nama penerima pada instruksi kurir. Periksa kembali tujuan sebelum kendaraan berangkat. Saat penjemputan, konfirmasi arus keluar, posisi paket, serta PIC yang memegang daftar inventaris agar kendaraan tidak menuju hall atau gerbang yang berbeda.
Petakan hall, booth, dan gerbang
Tetapkan koordinator hall, gerbang, loading, exhibitor, teknis, keamanan, medis, dan parkir. Setiap koordinator menyaring detail lokal serta mengirim keputusan atau insiden ke komando utama. Bedakan call sign tiap zona agar permintaan exhibitor tidak tertukar dengan arahan keselamatan atau pergerakan vendor. Kirim peta final kepada seluruh koordinator sebelum briefing acara aktual. Tuliskan jalur eskalasi untuk antrean gerbang, perubahan booth, kebutuhan panggung, dan insiden medis. Koordinator hall menyebut zona serta waktu tindakan pada setiap pesan. Pergantian shift mencakup status gate, kendaraan tertunda, perangkat cadangan, dan keputusan yang belum selesai.
Uji setelah instalasi expo
Lakukan uji komunikasi setelah booth, truss, partisi, layar, dan instalasi utama selesai. Periksa gerbang, loading, sudut hall, ruang kru, serta titik layanan. Uji dari posisi kerja operator, bukan hanya koridor kosong, dan ulangi setelah perubahan instalasi besar. Dokumentasikan hasilnya untuk acuan shift dan perubahan layout terkini. Ikuti rute runner, exhibitor support, keamanan, dan medis sambil perangkat produksi aktif. Catat pengirim, penerima, waktu, serta posisi alternatif untuk titik lemah. Bila tata booth berubah, uji ulang jalur yang tertutup dan perbarui penempatan koordinator penerus sebelum pintu peserta dibuka.
Kelola acara berdurasi panjang
Susun daftar unit per shift, pos baterai, waktu pemeriksaan, dan PIC cadangan. Perangkat diserahkan langsung kepada shift berikutnya. Setelah penutupan tiap hari atau sesi, hitung inventaris per hall sebelum unit, baterai, pengisi daya, dan aksesori disimpan atau dijemput. Tetapkan satu koordinator yang menutup rekap setiap periode. Pisahkan baterai siap pakai dari yang sudah digunakan dan catat unit yang tetap aktif semalam bila disepakati. Pada akhir expo, mulai pengumpulan dari hall atau gate yang lebih dahulu tutup. Paket exhibitor support, produksi, keamanan, serta medis dikembalikan oleh koordinator masing-masing.